Kontrolirana distribucija ključeva ne može zadovoljiti potrebne sigurnosne standarde na razini na kojoj se to može postići elektronskom zaštitom. Ključevi se mogu izgubiti ili ukrasti i u takvoj je situaciji s aspekta sigurnosti potrebno zamijeniti sve cilindre i zaposlenima dati nove ključeve što je velik trošak. Čak i veoma kvalitetni sigurnosni ključevi se mogu kopirati i ne može se poudano znati tko sve može ući u štićeni prostor. Vlasnici ključeve mogu koristiti u bilo koje vrijeme te nije moguće evidentirati kada je tko koristio ključeve što je važno u slučaju neželjenih događaja u štićenom prostoru.
Elektronski sustavi kontrole pristupa su značajno efikasniji. Ako se izgubi kartica kontrola pristupa moguće ju je jednostavno obrisati uz minimalan trošak nove kartice za konkretnog zaposlenika. Kartice je, ovisno o korištenoj tehnologiji, gotovo nemoguće kopirati a ako netko i posjeduje sofisticiranu tehnologiju za kopiranje jednostavno se može ustanoviti je li ta kartica korištena. Za svakog korisnika i svaka vrata moguće je odrediti kada je pristup moguć, odnosno zabraniti korištenje npr. van radnog vremena. Ako se ustanovi da se u određenoj prostoriji nešto desilo uvidom u evidenciju događaja (ulaza/izlaza) moguće je naknadno ustanoviti tko je i kada u tu prostoriju ulazio.
Kontrola pristupa primjenjiva je u svim tipovima objekata
Kontrola pristupa je, uz protuprovalu i vanjsku zaštitu, protuprepad, videonadzor i dojavu požara, temeljni sustav tehničke zaštite pa je najčešći motiv njegova uvođenja upravo sprečavanje neželjenih kriminalnih radnji i posljedica koje one imaju po sigurnost ljudi i imovine. Kontrola pristupa pri tome ima bitnu ulogu u odvraćanju počinitelja, ranom otkrivanju pokušaja počinjenja kaznenog djela, uzbunjivanju počinitelja i interventnih ekipa, usporavanju počinitelja te brzini reakcije intervenih zaštitarskih ekipa.
Osim “klasičnih” zaštitnih funkcija u smislu sprečavanja kriminalnih radnji, sustav kontrole pristupa značajno utječe na smanjivanje mnogih drugih sigurnosnih rizike. Sustavom se mogu otkloniti mnogi sigurnosni nedostaci, izvori rizika i šteta te smanjiti potencijalni i stvarni poslovni namjerno i nenamjerno izazvani gubici jer omogućava kontrolu i evidenciju ulaska i kretanja posjetitelja, prostorno usmjeravanje i kontrolu kretanja posjetitelja i zaposlenika, vremensko ograničavanje kretanja, upravljanje ovlastima pristupa sa središnjim administriranjem, nadzor i otkrivanje zlouporabe ovlasti te zaštitu prostora od posebne važnosti.
Posljednjih godina potreba za uvođenjem sustava kontrole pristupa sve se više veže uz poslovne operacije nekog gospodarskog subjekta. Pod upravljanjem operacijama podrazumijevaju se evidencija radnog vremena u funkciji nadzora i/ili obračuna plaće, usmjeravanje kretanja posjetitelja i zaposlenika zbog procesnog optimiranja, kontrola kretanja zaposlenika zbog nadzora i prostornog optimiranja te nadzor i analiza kretanja zaposlenika zbog unapređenja poslovnih operacija, oslobađanja resursa i kvalitetnije analitike.